Privacy Policy

Privacy Policy – Sun IT AG, Zurich, Switzerland

This Privacy Policy explains how Sun IT AG, Zurich, Switzerland (“we”, “our”, “us”, or “Sun IT”) collects, uses, and protects personal data. 
It applies to all our websites, online services, communication channels, and business relationships. 

Data Controller 

Sun IT AG 
Zurich, Switzerland 
E-mail: ino@sun-it-solutions.ch 
Phone: +41 76 515 74 86

For any data-protection enquiries, please contact us via the details above. 

Categories of Personal Data 

We process the following categories of data: 

• Identity & contact data: name, company, position, postal address, e-mail, telephone 

• Contract & billing data: offers, contracts, invoices, payment information 

• Usage data: IP address, log files, browser type, device information 

• Communication data: e-mails, chat transcripts, support tickets 

• Application data: CVs, cover letters and references (for recruitment) 

Purpose of Processing 

We process personal data for: 

• providing, maintaining and improving our IT services 

• preparing and fulfilling contracts 

• technical support and client communication 

• marketing and information purposes 

• compliance with legal obligations 

Legal Bases 

Processing is based on: 

• consent of the data subject 

• performance of a contract 

• legal obligations 

• legitimate interests (e.g., ensuring security, service optimisation) 

Disclosure to Third Parties and Processors 

We only share data where necessary or legally required. 
Recipients may include: 

• Hosting and cloud providers (e.g. AWS, Microsoft Azure, Google Cloud, Swisscom) 

• IT and support partners 

• Accounting or payment providers 

• Authorities when required by law 

All partners are contractually bound to maintain confidentiality and comply with Swiss and EU data-protection standards. 

Data Security 

We use appropriate technical and organisational security measures, including: 

• encryption (SSL/TLS) 

• restricted access and role management 

• firewalls and intrusion-detection systems 

• regular updates and backups 

Storage and Retention 

Data is stored only as long as necessary for its intended purpose or as required by law. 
Once retention periods expire, data is securely deleted or anonymised. 

Cookies and Similar Technologies 

Our website uses cookies to: 

• enable core functionality (essential cookies) 

• remember preferences (functional cookies) 

• analyse website use (analytics cookies) 

• display targeted ads (marketing cookies) 

Non-essential cookies are used only with your consent (see our Cookie & Tracking Policy). 

Web-Analytics Tools 

We use tools such as Google Analytics or Matomo to understand site usage. 
These tools use cookies to generate anonymised statistics; IP addresses are truncated. 
You can opt out by disabling analytics cookies or installing browser add-ons. 

Social-Media Plug-ins 

Our site may include plug-ins from LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube or similar providers. 
When activated, these services may collect personal data independently. 
Please review their own privacy policies for details on processing and your rights. 

Newsletter and Marketing Communication 

If you subscribe to our newsletter, we process your name and e-mail address to send updates about our services. 
You may unsubscribe at any time via the link provided in every message. 
Mailing services (e.g. Mailchimp, Brevo) are GDPR-compliant processors. 

Recruitment and Applications 

Application data sent to us will be used solely for recruitment purposes. 
Documents are deleted no later than six months after completion of the hiring process, unless retention is required by law. 

Artificial Intelligence (AI) and Automated Decisions 

Sun IT may use AI-based tools to improve service quality (e.g. chatbots, anomaly detection). 
No fully automated decisions producing legal effects are made. 
You can request manual review at any time. 

Rights of Data Subjects 

You have the right to: 

• obtain information about your stored data 

• request correction or deletion 

• restrict or object to processing 

• receive your data in portable format 

• withdraw consent at any time 

Requests can be made via the contact details in Section 1. 

Changes to this Policy 

We may revise this Privacy Policy at any time to reflect legal or technical developments. 
The current version is always available on our website.